SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (Ciri-Ciri Masyarakat Informasional)

BAB I

PENDAHULUAN

A.     Latar Belakang

Dewasa ini kita sering mendengar ungkapan bahwa zaman ini berada dalam era informasi. Dalama kaitannya masyarakat modern dikenal sebagai masyarakat informasional. Dan hal ini memang benar karena diketahui salah satu fenomena yang dewasa ini sudah “mendunia” dan berlangsung dengan kepesatan yang sangat tinggi ialah perkembangan dan berbagai terobosan di bidang teknologi informasi. Aplikasinya dalam dunia nyata pun sudah sangat beragam sehingga tidak ada lagi segi khidupan dan penghidupan yang tidak tersentuh oleh informasi, baik pada individu, kelompok, organisasi, negara dan sebagainya. Seiring dengan hai inilah timbul atau lahirlah disiplin ilmiah baru yang dikenal dengan “informatika”, meskipun disiplin ini bisa di katakan baru yang berkembang pada dekade 70-an namun mampu berkembang begitu pesat dan memberikan kontribusi subtansial yang menumbuhkan kesadaran tentang pentingnya informasi sebagai suatu resource organisasi yang strategis. Sehingga sebagai tanggapan feomena tersebut, para pakar telah mengembangkan orientasi baru dalam bidang informasi yang dikenal dengan “sistem informasi manajemen (information management system).

Pengamatan dan kenyataan menunjukkan bahwa perkembangan dan terobosan teknologi informasi akan terus berlanjut di masa depan. Oleh karena itu tidak sulit untuk memperkirakan bahwa salah satu ujian kemahiran dan keandalan dimasa depan adalah kemampuannya memanfaatkan perkembangan teknologi tersebut. Sehingga kemampuan memanfaatkan informasi dan menjalankan fungsu-fungsi manajerial akan menentukan keberhasilan atau tidaknya manajemen yang bersangkutan meraih keberhasilan dalam mengelolah organisasi yang dipimpin.

Untuk menunjukkan betapa pentingnya peranan informasi dalam kehiupan dewasa ini, yaitu bahwa masyarakat yang mengelolah informasi secara tradisional itu disebut dengan masyarakat prainformasional dan masyarakat yang telah mampu memanfaatkan kemajuan teknologi informasi disebut masyarakat informasional. Dan memang benar bahwa berbagai organisasi sangat membutuhkan informasi sudah ada sejak dahulu hingga sekarang penanganan suatu sistem informasi dilakukan melalui tuju tahap :

1. Pengumpulan data, 2. Klasifikasi data, 3. Pengelolaan data supaya berubah bentuk,sifat dan kegunaannya menjadi informasi, 4. Interpretasi informasi, 5. Penyimpanan informasi, 6. Penyampaian informasi atau transmisi kepada pengguna, dan 7. Penggunaan informasi untuk kepentingan menajemen organisasi. Namun hal ini merupakan sebuah akibat dari perkembangan teknologi informasi khususnya komputer yang membedakan antara masyarakat prainformasional yang dalam penangan informasi dilakukan secara manual atau mekanik dan masyarakat informasional dalah masyarakat yang memanfaatkan atau menggunakan komputer dalam mengelolah informasi. Oleh karena itu, lahirnya masyarakat informasional bukan saja karena makin pentingnya peranan informasi dalam mengelolah organisasi, akan tetapi juga sebagai akibat dari pemanfaatan perkembangan dan terobosan teknologi informasi, baik dilihat dari aneka ragam perangkat keras maupun dilihat dari sudut pandang dukungan prangkat lunak yang memungkinkan aplikasinya yang makin beraneka ragam pula.

B.     Rumusan Masalah

1.      Bagaimana ciri-ciri masyarakat informasional ?

2.      Bagaimana tahap-tahap penanganan informasi ?

3.      Bagaimana pengaruh kepemimpinan terhadap sistem informasi ?

4.      Bagaimana struktur organisasi ditinjau dari segi informasi ?

C.     Tujuan

v  Mengetahui bagaimana ciri-ciri masyarakat informasional dengan masyarakat prainformasional.

v  Untuk mengetahui bagaimana tahap atao proses penanganan informasi

v  Untuk mengetahui bagaimana pengaruh kepemimpinan terhadap sistem informasi

v  Untuk mengetahui bagaimana struktur organisasi yang ditinjau dari segi informasi

BAB II

PEMBAHASAN

A.     Ciri-Ciri Masyarakat Informasional

            Untuk lebih memahami apa yang disebut sebagai “masyarakat informasional” yaitu, dengan perbandingan ciri-ciri masyarakat informasional dengan masyarakat prainformasonal.

Berikut ini gambaran perbandingan ciri-ciri tersebut :

NO	CIRI	MASYARAKAT PRAIMFORMASIOANAL	MASYARAKAT INFORMASONAL
(1)	(2)	(3)	(4)
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23.	Dasar Ilmiah jumlah informasi tingkat pertambahan informasi dasar seleksi kecepatan transmisi informasi lingkup informasi biaya pengadaan informasi isi informasi lokasi informasi jangkauan terhadap informasi cara penyampaian informasi jenis interdefendensi variabilitas informasi unit untuk penangan informasi struktur pengolahan informasi kerangka nilai interpretasi ukuran teknologi informasi tingkat kompleksitas sistem informasi arus informasi pemecaham masalah partisipasi sosial dlm pengolahan informasi tingkat kerahasiaan orientasi waktu	paradigma yang kaku langkah linear kabur lambat sempit mahal stabil tetap terbatas monomedia rendah pengalaman langsung individu hierarkis monistik besar sederhana dari seorang kebanyak orang lokal perwakilan (by proxy) penuh kerahasiaan masa lalu	kemampuan menggabung yang kreatif melimpah eksponensial tepat cepat luas merah berubah-ubah mobil terbuka multimedia tinggi tidak langsung mesin/bantuan mesin horizontal pluralistik kecil kompleks dari banyak orang keseorang berdasarkan pendekatan kesisteman universal dan langsung penetratif masa depan

Penjelasan mengenai bagan di atas sebagai berikut :

1)        Dilingkungan masyarakat prainformasional ilmu pengetahuan yang dipergunakan itu masih sederhana sehingga paradigma ilmiahnya pun sering kaku. Sedangkan pada masyarakat informasional instrumen yang dipergunakan sudah memanfaatkan teori baru dan perkembangan ilmu pengetahuan yang canggih.

2)        Pada masyarakat prainformasional menghadapi berbagai permasalahan yang relatif sederhana dibandingkan dengan masyarakat yang maju. Sehingga, dalam situasi ini jumlah informasi yang dibutuhkannya masih relatif sedikit dibandingkat dengan masyarakat yang tergolong maju. Di samping itu, alat yang dipergunakan dalm menciptakan informasi masih sangat terbatas. Sebaliknya berkat perkembangat teknologi informasi yang pesat, maka masyarakat maju dapat menciptakan informasi dalam jumlah yang besar dengan waktu yang singkat.

3)        Masih berkaitan dengan diatas, bahwa masyarakat prainformasional informasi bertambah dengan lambat. Sebaliknya, pada masyarakat informasional informasi itu bertambah sangat cepat dengan dukungan alat-alat pengolahan informasi yang makin tinggi dan canggih.

4)        Dengan menggunakan paradigma kaku bagi masyarakata yang belum maju dalam menyeleksi jenis-jenis informasi sering tidak jelas karena lebih berdasar pada subjektif semata atau sesuai “selera” dan sebaliknya bagi masyarakat yang maju menggunakan paradigma penggabungan kreatif yang bebas selera.

5)        Penyampaian informasi bagi masyarakat belum maju lambat karena hanya menggunakan saluran telepon dan cara kerjanya pun lambat. Sebaliknya bagi masyarakat modern menggunakan alat-alat teknologi tinggi dan canggi dengan kecepatan tinggi.

6)        Dalam proses pengambilan keputusan pada masyarakat yang belum maju itu relatif sederhana, sehingga permasalahan yang timbul dipecahkan satu per satu. Sebaliknya pada masyarakat maju biasanya dihadapkan pada berbagai masalah sekaligus, sehingga bentuk informasi yang dibutuhkan itu beragam.

7)        Biaya begitu tinggi pada masyarakat prainformasional, meskipun jumlah informasi yang diolah tidak terlalu banyak tapi sarana pengolahannya yang tidak memadai sehingga membutuhkan tenaga pengolah yang besar dan itupun biasa bukan dalam bentuk informasi siap pakai. Sebaliknyapada masyarakat informasional, biaya pengolahan murah meskupun dalam jumlah besar. Karena kecanggihan perangkat keras dan perangkat lunak yang dipergunakan.

8)        Pada masyarakat prainformasional umumnya berkembang dengan lamban, permasalahan yang dihadapi pun tidak rumit, sehingga isi informasi yang dibutuhkan tidak sering mengalami perubahan. Sebaliknya, pada masyarakat informasional salah satu fenomena yang terlihat sering mengalami perubahan, karena semakin maju suatu masyarakat maka semakin tinggi pulah dinamika masyarakat tersebut, sehingga isi informasi yang dibutuhkan itu selalu mengalami perubahan.

9)        Salah satu ciri masyarakat prainformasional itu tingkat mobilitasnya yang rendah dan dalam pengambilan keputusan kunci pada masyarakat umumnya sama, sehingga biasanya pengambilan keputusan itu berada pada segelintir orang misalnya toko masyarakat/adat atau orang-orang yang dianggap memiliki pengaruh. Sebaliknya, pada masyarakat informasional mobilitas kehidupannya cukup tinggi misalnya, perpindahan pemukiman dan pekerjaan, sehingga arus informasi bergerak cepat mengikuti mobilitas manusia yang ada didalamnya.

10)    Dalam lingkungan masyarakat prainformasional, jangkauan informasi masih terbatas karena bentuk dan sifat keputusan yang diambil memerlukan dukungan informasi yan terbatas pula. Sebaliknya pada masyarakat informasional, jangkauan informasi menjadi terbukan dan tanpa batas.

11)    Pada masyarakat prainformasional, proses penyampaian informasi masih sangat terbatas yaitu hanya melalui media tunggal atau monomedia dan bahkan sering lisan. Sebaliknya pada masyarakat informasional, proses penyampain informasi terbuka lebar artinya multimedia yaitu bisa melalui penyampaian langsung atau tatap muka, media radio, media televisi, media cetak dan melalui internet.

12)    Seperti yang diketahui bahwa masyarakat tradisional terdiri dari kelompok-kelompok yang memiliki pertalian darah. Artinya bahwa, jumlah informasi yang dibutuhkan terbatas dan pemanfaatannyapun terbatas pada kepentingan kelompok yang bersangkutan saja. Sebaliknya pada masyarakat modern, sudah mengalami keterbukaan sehingga terjadi interaksi baik interpendensi secara internal maupun secara eksternal dengan orang lain yang mengakibatkan penggunaan berbagai informasi yang dimiliki.

13)    Pada masyarakat prainformasional, hubungan antara manusia pada umumnya terjadi secara langsung dengan bahasa lisan, dan informasipun disampaikan engan hal yang sama sehingga variabilitas informasi pun bersifat sama. Sebaliknya pada masyarakat informasional, hubungan terjadi secara tidak langsung dan menggunakan media untuk penciptaaan dan pemeliharaan hubungan tersebut.

14)    Cara penanganan informasi pada masyarakat prainformasional dilakukan secara manual atau melalui tenaga manusia, hal demikian karena pada umumnya jumlah informasi dan SDM yang terbatas. Sebaliknya pada masyarakat informasional, penanganan informasi dilakukan dengan menggunakan tenaga mesin-mesin pengolah informasi.

15)    Dalam masyarakat tradisional terjadi stratifikasi kekuasaan dan stratifikasi dalam pengelolaan informasi, sehingga pengelolaan dan penyampaian informasi bersifat heararkis mengikuti kerarki kekuasaan yang ada didalam masyarakat secara keseluruhan. sebaliknya pada masyarakat modern, meskupun stratifikasi kekuasaan tetap ada, namun pada masyarakat yang sudah maju lebih terbuka terhadap pentingnya interaksi, interrelasi dan interpendensi antara satu komponen organisasi dengan komponen lainnya sehingga proses pengelolaan informasi tidak lagi bersifat herarkis melainkan horizontal.

16)    Agar sebuah informasi bermanfaat maka informasi harus diinterpretasikan dengan tepat yang disesuaikan dengan proses pengambilan keputusan. Pada masyarakat tradisioanl, pengambilan keputusan tergantung pada seseorang yang dianggap berkuasa, sehingga proses pengambilan keputusan bersifat monistik. Sebaliknya pada masyarakat modern, sebagai akibat demokratisasi dan didukung oleh teknologi yang canggih sehingga pola pengambilan keputusan dilakukan secara bersama.

17)    Pada masyarakat tradisional, perangkat pengolah data terbatas dengan ukuran yang besar pada saat itu, sehingga proses pengolaan data kepegawaian dan keuangan terbatas. Sebaliknya pada masyarakat modern, semakin majunya teknologi informasi baik itu prangkat keras maupun perngkat lunak sehingga proses pengolaan data lebih luas dan dewasa ini tidk ada lagi segi kehidupan dan penghidupan yang tidak tersentuh.

18)    Diketahui bahwa semakin maju suatu masyarakat maka semakin dinamis pula masyarakat tersebut dan masalah yang dihadapi pun semakin beraneka ragam pula. Pada masyarakat prainformasional sistem informasinya relatif sederhana. Berbeda dengan dewasa ini yang semakin kompleksnya sistem informasi yang tersedia sehingga memberikan kemudahan dalam proses pengolahan data.

19)    Pada masyarakat prainformasional, arus informasi mengalir dari seseorang ke orang banyak, artinya dari pimpinan tertinggi dimasysrakat disebarluaskan kepada para anggotanya. Sebaliknya pada masyarakat informasional, arus informasi dari bawah ke atas yaitu dari para pengambil keputusan dari esalon terendah ke pimpinan tertinggi dalam rangka peningkatan produktivitas, efisiensi dan aktivitas kerja organisasi secara keseluruhan.

20)    Dalam masyarakat prainformasional, masalah yang dihadapi relatif sederhana, tidak terlalu di pentingkan pendeatan kesisteman dalam penanganan informasi karena dengan pendekatan lokal sudah memadai. Sebaliknya pada masyarakat informasional, permasalahan yang dihadapi semakin kompleks sebagai akibat dari kemajuan peradaban, sehingga sangant diperlukan pendekatan atau langkah-langkah pemecahan masalah yang canggi.

21)    Pada masyarakat tradisional, tingkat kepedulian itu renda karena masyarakat lebih cenderung menyerhkan kepada orang-orang yang dianggap berpengaruh atau sebagai tokoh masyarakat, dengan kata lain proses pengolahan informasi berlangsung dengan cara perwakilan. Sebaliknya pada masyarakat modern, partisipasi dalam proses pengolahan informasi pada umumnya tinggi, bersifat universal dan langsung.

22)    Pada masyarakat prainformasional relatif tertutup dan tingkat kerahasiaannya sangat tinggi, sehingga informasi hanya bagi orang-orang tertentu saja atau hanya pada suatu kelompok tertentu. Sebaliknya pada masyarakat informasional itu terbuka sehingga informasi sangat penetratif dan akses pada informasi terbuka lebar, bukan hanya pada tingkat lokal, nasional, regional bahkan pada tingkat global.

23)    Diatas telah dikatakan bahwa masyarakat prainformasional lebih mempertahankan status quo ketimbang menyambut perubahan. Hal ini menunjukkan bahwa masyarakat prainformasional lebih senang bernostalgia dengan kejayaan masa lalu ketimbang masa depan. Berbeda dengan masyarakat informasional yang pada umumnya tidak takut pada resiko yang akan timbul dimasa depan, dengan kata lain informasinya lebih bororientasi pada masa depan.

B.       Tahap-Tahap Penanganan Informasi

Sesungguhnya, makin pentingnya peranan informasi dalam pengelolaan suatu  organisasi dalam lingkungan masyarakat merupakan “produk” sebab-akibat. Faktor pemicunya adalah semakin majunya masyarakat karena berbagai hal seperti pendidikan, demokratisasi, politik, pembangunan ekonomi yang membawa serta berbagai macam permasalahan. Hasilnya dewasa ini menciptakan terobosan di bidang teknologi informasi seperti perangkat keras maupun perangkat lunak.

Bagan Tahap-Tahap Penanganan Informasi

Penciptaan informasi

Transmisi selektif

Penyimpanan dan penelusuran

teknologi informasi

Evaluasi kritisdan umpan balik

Penggunaan

Penerimaan selektif

Pemeliharaan informasi

 

1)        Penciptaan Informasi

Teori informatika menekankan bahwa agar benar-benar mampu memberikan dukungannya dalam proses pengambilan keputusan. Informasi yang dibutuhkan harus memenuhi kelengkapannya, kemutakhiran, keandalan agar persyaratan tersebut hanya dapat apabila data merupakan bahan baku informasi yang betul-betul digali dari sumber yang tepat. Kemudian data yang diperoleh tersebut diolah kembali agar sifatnya berubah menjadi informasi yang memiliki nilai sebagai alat pendukung dalam pengamblan keputusan.

     Dari segi inilah tahap penciptaan informasi harus dilihat. Dalam menciptakan informasi tidak terlepas dari identifikasi dan penggalian sumber-sumber yang tepat. Sumber informasi yang digali harus layak karena sangat bervariasi dari satu organisasi ke oranisasi lain karena tergantung dari proses apa informasi diciptakan dan untuk apa dipergunakan. Pentingnya identifikasi dan pengenalan sumber-sumber informasi yang pantas dan layak digarap semakin relevan untuk diperhatikan karena di samping lebih menjamin bahwa data yang dikumpulkan untuk diolah agar bermutu tinggi, karena juga proses penciptaan informasi tersebut harus diupayakan agar berlangsung dengan tingkat efisiensi yang tinggi.

2)        Pemeliharaan Saluran Informasi

Telah umum kita ketahui bahwa salah satu perkembangan pesat yang terjadi di era informasi dewasa ini adalah terjadinya perkawinan antara teknologi komunikasi dengan teknologi informasi yang mengakibatkan banyaknya saluran penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lain baik secara internal maupun secara eksternal atau dikenal dengan multimedia. Dan saluran tersebut dapatberupa : 1. Saluran melalui komunikasi lisan, 2. Saluran dengan menggunakan tulisan, 3. Komputer, 4. Saluran telepon, 5. Teleks, 6. Faksimile, dan 7. E-mail.

Walupun tidak semua organisasi mutlak menggunakan semua saluran tersebut karena berbagai faktor seperti jarak, lokasi persyaratan kecepatan penyampaian informasi dan berbagai faktor lain, yang jelas dewasa ini pemilikannya tidak memerlukan biaya yang besar/mahal.

3)        Seleksi dan Transmisi Informasi

Tidak semua satuan kerja dan tidak sebuah orang yang terdapat dalam satu organisasi memerlukan informasi yang berbeda misalnya, organisasi yang bergerak dibidang produksi dan organisasi yang bergerak dibidang SDM  membutuhkan informasi yang berbeda.

     Dengan kata lain, informasi yang dimiliki oleh organisasi perlu diseleksi oleh berbagai pemakai informasi tersebut. Berarti mengetahui nformasi apa yang dikirim kepada siapa dan untuk kepentingan apa menjadi penting. Dan menggunakan sarana transmisi informasi yang tepat.

4)        Penerimaan Informasi Secara Selektif

Seperti yang telah dibahas diatas tentang kemampuan memilih informasi. Penerima informasi pun harus memiliki kemampuan untuk melakukan seleksi, hal tersebut untuk : 1. Hanya informasi yang relevan dengan misi,tugas yang diambilnya, 2. Biaya transmisi dapat ditekan serendah mungkin, dan 3. Pengguna tidak memikul beban pemeliharaan yang sesungguhnya tidak diperlukan.

Salah satu cara yang dapat dilakukan adalah dengan membuat data induk (data base) dimana semua jenis informasi yang memungkinkan akan dibutuhkan oleh semua kompenen akan disimpan dan dipelihara. Hal ini untukmemudahkan semuah pihak yang membutuhkan, dengan kata lain sejalan dengan penciptaan data base perlu diciptakan suatu sistem distribusi informasi agar lebih mudah diperoleh oleh pihat yang membutuhkan.

5)        Penyimpanan Informasi

Sebagai sebuah sumber daya strategis yang penting bagi organisasi maka perludisimpan dengan baik. Karena tidak semuah informasi yang dimiliki dipergunakan segera, maka informasi yang telah diolah dengan mengeluarkan biaya tertentu jangan sampai hilang.

     Seiring perkembangan teknologi informasi disamping ingatan manusia terdapat pula berbagai alat penyimpanan informasi yang dapat digunakan misalnya, sistem kartu,tape,microfilm,hard disk,floppy disk dan sebagainya. Salah satu manfaat dari alat penyimpanan tersebut yaitu penghematan biaya, terutama tidak lagi menggunakan ruangan yang luas dan disamping itu keamanannya pun terjaga.

6)        Penggunaan Informasi

Dewasa ini di era informasi, bahwa informasi sudah menyentuh seluruh kehidupan dan penghidupan, baik dari segi individu,kelompok,organisasi. Dan kesemuanya memerlukan informasi serta berbagai kelompok dimasyarakat pun membutuhkan informasi untuk berbagai keperlan. Hal yang sama juga berlaku bagi organisasi, terlepas apakah organisasi tersebut bergerak dibidang politik, bisnis atau sebagainya baik yang mencakup dunia sosial dan kesemuanya membutuhkan sebuah informasi yang berbeda-beda.

7)        Penilaian Kritis dan Sistem Umpan Balik

Berhubungan dngan semua tahap yang telah dibahas diawal, maka diperlukan pula kegiatan penilaian yang kritis terhadap sistem informasi. Sistem yang diperlukan  dan yang digunakan adalah sistem yang mempunyai nilai aplikatif yang tinggi, artinya memberikan kontribusi nyata dalam memperlancar kegiatan manajemen organisasi.

Adapun standar penilaian yang dapat dilakukan dalam mencapai sasarannya :

v Validitas informasi yang diterima

v Signifikansi informasi tersebut

v Kegunaan spesifiknya, termasuk mendukung proses pengambilan keputusan

v Hubungan informasi tersebut dengan informasi lain.

C.      Pengaruh Kepemimpinan Terhadap Sistem Informasi

kepemimpinan merupakan inti manajemen. Sebagai inti dari manajemen, kepemimppinan sangan berpengaruh terhadap efektivitas sistem informasi yang digunakan dalam organisasi, sebagaimana juga pengaruhnya terhadap efektivitas berbagai sistem lain di dalam organisasi. Salah atu alasan utamnya adalah karena salah satu peranan dari orang-orang yang menduduki jabatan pimpinan dalam organisasi ialah peranan informasional. Dalam memainkan peranan informasional tersebut pimpinan organisasi dapat bertindak selaku : 1. Pencipta sistem informasi, 2. Penerima informasi, 3. Penyalur informasi, dan 4. Penilai informasi.

Dengan berbagai peranan tersebut jelas terlihat bahwa kepemimpinan dalam organisasi mempunyai pengaruh yang sangat luas. Beberapa contoh berikut menunjukkan peranan tersebut:

Pertama, pimpinan organisasi memahami, mungkin lebih dari siapa pun dalam organisasi, bahwa penguasa dan pemilikan sarana komunikasi sangat menentukan peranan informasi dealam kehidupan organisasional.

Kedua, pimpinan organisasi sangat mungkin memiliki berbagai informasi tentang organisasi dan tentang lingkungan yang turut menentukan keberhasilan organisasi mencapai tujuan dan berbagai sasarannya yang tidak dimiliki oleh orang lain dalam organisasi yang bersangkutan.

Ketiga, pimpinan organisasi menentukan filsafat organisasi untuk dijalankan oleh bawahan mereka, termasuk sistem informasi yang diciptakan, dipelihara, dan digunakan.

Keempat, pimpinan organisasilah yang menentukan informasi apa yang akan disampaikan kepada siapa yang biasanya disertai petunjuk penggunaannya yang harus dikaitkan bukan hanya dengan tujuan dan berbagai sasaran yang ingin dicapai, akan tetapi juga dalam rangka peningkatan kinerja organisasi berdasarkan prinsip-prinsip efisiensi,efektivitas, dan produktivitas kerja.

Kelima, pimpinan organisasi merupakan sasaran pengiriman informasi oleh orang lain_baik di dalam maupun di luar organisasi_dan para pimpinan itu pulahlah yang berperan sebagai sumber informasi yang diperlukan oleh orang lain yang dalam berbagai bentuk mempunyai kepentingan terhadap keberhasilan organisasi.

Keenam, karena peranan informasionalnya, pimpinan organisasi mempengaruhi penciptaan sistem informasi dan cakupan penyebarannya.

Ketujuh, pimpinan organisasi menggunakan informasi untuk mempengaruhi opini orang lain tentang organisasi yang dipimpinnya dengan berbagai cara, tergantung pada siapa yang ingin dipengaruhi dan apa tujuannya.

Jelaslah bahwa pimpinan organisasi mau tidak mau harus terlibat dalam seluruh tahap penangan informasi. Dilihat dari “kacamata” kepemimpinan, dua sisi yang menonjol ialah peranan pimpinan dalam penerimaan dan transmisi informasi dari satu pihak serta pengambilan keputusan untuk ditindaklanjuti oleh para bawahannya di pihak lain.

Untuk lebih mudah, maka dua sisi tersebut digambarkan dalam bagan di bawah ini :

Struktur kepemimpinan sebagai komponen

Penanganan informasi dengan

Pengaruh terhadap organisasi

Manajemen puncak dan informasi

Manajemen rendah dan informasi

Manajemen madya dan informasi

 

                                    = Penerimaan dan transmisi informasi

                                    = Keputusan dan tindak lanjut

            Selain memahami pengaruh kepemimpinan terhadap informasi dalam organisasi, keterlibatan pimpinan dalam penciptaan, pemeliharaan, dan penggunaan informasi juga sangat penting meskipun keterlibatan tersebut selalu berarti melaksanakan sendiri berbagai kegiatan tersebut. Langkah-langkah yang biasanya ditempuh dalam penciptaan, pemeliharaan, dan penggunaan sistem informasi ialah :

1.        Penelitian

Tak bisa dipungkiri bahwa perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang pesat merupakan “produk” kegiatan penelitian. Masyarakat informasional yang sadar benar pentingnya penelitian. Kesadaran tersebut antara lain : a). Kesediaan berbagai organisasi di masyarakat, daidalam dan diluar organisasi pemerintahan, penyediaan dana yang besar untuk penelitian, b) kegiatan penelitian yang sudah membudaya, dan c) penyebarluasan hasil penelitian melalui berbagai cara, seperti publikasi dan pertemuan ilmiah dalam berbagai bentuk seperti :

Ø Mencari teori ilmiah baru

Ø Mencari dan menemukan inovasi baru

Ø Mengkaji ulang kebenaran dan aplikabilitas teori lama

Ø Mencari dan menemukan cara kerja baru.

     Supaya informasi yang diciptakan dapat menunjang kegiatan manajerial, maka perlu dilakukan kedua jenis penelitian tersebut (penelitian dasar dan penelitian terapan). Dimana penelitian dasar dilakukan untuk menggali hal-hal baru yang bersifat khas dan asli, sedangkan penelitian terapan diperlukan antara lain untuk mengkaji atau menguji berlaku tidaknya temuan-temuan oleh orang atau pakar lain.

2.        Eksperimentasi Laboratorium

Hasil-hasil yang ditemukan melalui penelitian tidak begitu saja dapat dikembangkan dan disebarluaskan. Perlu dilakukan percobaan dilaboratorium terlebih dahulu, caranya melalui uji coba dalam bentuk proyek. Jika uji cobanya membuahkan hasil maka barulah aplikasinya dilakukan secara menyeluruh. Hanya demikianlah hasil penelitian tersebut mempunyai nilai-nilai positif bagi pemakainya.

3.        Pengembangan

Seperti dikemukakan diatas, jika hasil-hasil dari percobaan laboratorium memberikan keyakinan terhadap pengguna bahwa uji coba tersebut manghasilkan informasi yang dapat digunakan pada seluruh kegiatan organisasi, maka langkah selanjutnya adalah pengembangan. Pengembangan dalam kaitannya ialah seluruh upaya “produksi” informasi sedemikian rupa sehingga dapat menyediakan informasi yan memenuhi kebutuhan organisasi, baik seca ra kualitatif maupun secara kuntitatif.

4.        Pelatihan Untuk Aplikasi

Nilai-nilai positif dari informasi bagi masyarakat/organisasi, bahwa apakah informasi tersebut layak atau tidaknya menunjang segala upaya organisasi dalam mencapai tujuan dan sasarannya. Naif jika diasumsikan bahwa hasil uji coba tersebut akan serta merta diterima dan tidak juga bisa diasumsikan bahwa semuah pengguna dapat menguasai teknik-teknik penggunaan atau aplikasi sistem baru tersebut. Maka dari itu harus dilakukan pelatihan alasannya yaitu pertama agar mereka memahami dengan tepat bahwa sistem informasi yang baru “lebih baik” dari yang sebelumnya. Kedua memberikan kepada mereka keterampilan yang diperlukan untuk mengaplikasikannya dengan tepat.

Oleh karena itu pelatihan sangat perlu dilakukan karena mengingat bahwa ada kecenderunga bagi para anggota organisasi menolak sesuatu yang baru terhadap perubahan dengan berbagai dalil, seperti a) adanya ketakutan bahwacara baru ini akan merugikannya, b) sulitnya meninggalkan berbagai kebiasaan lama, dan c) kemungkinan timbulnya keraguan bahwa mereka mampu menggunakan sistem baru tersebut.

5.        Penggunaan

Dalam menggunakan sistem informasi yang baru pada hakikatnya meninggalkan cara kerja lama, dan berhasil tidaknya penerapan sistem  baru tersebut sangat tergantung pada hal berikut : 1. Efektif tidaknya komunikasi yang terjadi antara para inovator yang memperkenalkan perubahan dengan para pemakai sistem baru tersebut, 2. Mantap tidaknya persiapan yang dilakukan untuk menggunakan sistem baru yang hendak diterapkan, 3. Ada tidaknya pedoman aplikasi, berupa manual, yang disusun sehingga mudah dipahami oleh calon pemakai, 4. Kesediaan pemakai untuk melakukan berbagai penyesuaian yang diperlukan, baik dalam arti sikap, etos kerja, disiplin kerja, dan cara kerja yang mungkin sangat berbeda dengan yang lama, dan 5. Ada tidaknya usaha-usaha penyempurnaan yang dilakukan secara berkeseimbangan atas sistem baru tersebut.

6.        Umpan Blik

Seperti diuraikan diatas bahwa keberhasilan penggunaan suatu sistem baru tergantung pada adanya usaha-usaha penyempurnaaan yang berkelanjutan. Salah satu implikasinya iala menciptakan suatu sistem umpan balik untuk menyampaikan masukan dari pemakai kepada berbagai pihak seperti :

a.    Kelompok manajemen dalam organisasi, termasuk manajemen puncak

b.    Para peneliti yang berperan selaku inovator

c.    Pimpinan laboratorium di mana uji coba pernah dilakukan, dan

d.   Penanggung jawab kegiatan penelitian.

Dari pembahasan diatas dengan jelas bahwa dalam proses penciptaan dan penggunaan informasi, campur tangan pimpinan organisasi merupakan keharusan mutlak. Dengan kata lain, kelompok manajemen dalam organisasi harus terlibat aktif dalam seluruh tahap dan proses penciptaan dan penggunaan informasi. Secara skematik, keterlibatan tersebut digambarkan pada bagan berikut ini :

Kepemimpinan Dan Proses Penciptaan Serta

Penggunaan Informasi

Penelitian ilmiah dasar

Eksperimentasi laboratoria

Latihan untuk aplikasi

Pengembangan

Penggunaan

Intervensi pimpinan

Umpan balik

 

D.      Struktur Organisasi Ditinjau Dari Segi Informasi

Ditinjau dari segi informasi, struktur organisasi dapat dilihat dari dua segi, yaitu :

a)      Adanya berbagai satuan kerja dalam organisasi untuk melaksanakan program kerja rutin, dan

b)      Adanya satuan kerja yang bertugas memecahkan berbagai masalah yang dihadapi oleh organisasi baik secara parsial atau inkremental, departemental, atau lintas departemental maupun yang dihadapi oleh organisasi sebagai keseluruhan.

Konsekuensi pengelompokan tersebut telihat pula dalam dua pola hugungan antar pimpinan organisasi dengan orang-orang lain di dalamnya. Pola hubungan pertama yaitu pola hubungan antara pimpinan dengan satuan kerja pelaksana kegiatan rutin. Pada umumnya bersifat formal dan melembaga. Alasannya ialah :

v  Tekad pelaksana telah tersedia dalam organisasi

v  Tata kerja dan prosedur yang ditempuh telah dipahami oleh semua pihak yang terlibat

v  Pembagian tugas telah diatur dengan jelas

v  Alokasi wewenang dan tanggung jawab telah diatur secara formal, dan

v  Anggaran telah disediakan secara rutin.

Oleh karena itu, pengambilan keputusan rutin dapat didelegasikan kepada para manajer eselon bawahan dan bahkan kepada para pelaksana kegiatan operasional yang bersifat rutin. Pengalaman juga menunjukkan bahwa para manajer eselon  bawah dan para pelaksana yang diberi wewenang untuk mengambil keputusan, biasanya tidak menghadapi kesulitan karena mungkin sekali permasalahan yang dihadapi bersifat repetitif, dalam arti sudah pernah dialami di masa lalu sehingga yang bersangkutan sudah memiliki pengalaman dalam pemecahannya.

Pola hubungan kedua, yaitu pola hubungan pimpinan dengan orang-orang yang bertugas di satuan kerja yang bertugas untuk mencari pemecahan masalah-masalah baru dan tidak harus selalu pada hubungan formal dan juga belum tentu melembaga. Artinya, pola hubungan yang diperlukan ialah  uang memungkinkan yang bersangkutan berfikir  dan bertindak kreatif, hal ini memerlukan pola yang fleksibel. Pola ini sangat diperlukan karena :

a.         Para anggota satuan kerja tidak perlu terikat kepada tradisihubungan yang bersifat kierarkis

b.        Para anggota memerlukan kebebasan berfikir sehingga imajinasi mereka dapat menjelajahi cakrawala yang lebih luas

c.         Cara berfikir mereka tidak dibebani oleh cara bekerja yang birokratis

d.        Para anggota organisasi tidak “terbelenggu” oleh norma-norma kerja yang sudah usang

e.         Dimungkinkan menciptakan dan memelihara hubungan kerja yang situasional sifatnya.

Sesungguhnya ini sangat penting karena untuk memecahkan masalah baru diperlukan daya cipta dan fleksibel, tapi tidak berarti tradisi, kebiasaan, hierarki organisasi dan budayanya tidak boleh diabaikan begitu saja. Kreativitas dan fleksibilitas memang sangat diperlukan oleh para anggota unit kerja yang tugas utamanya mencari pemecahan  berbagai masalah. Unit-unit kerja tersebut mungkin saja dikenal denan berbagai nama seperti think tank, task force, paratroopers, dan semacamnya yang dalam menyelenggarakan fungsinya tidak akan efektif jika menggunakan pendekatan yang stereotyped sifatnya. Masa lalu sering tidak dapat digunakan sebagai pegangan karena permasalahan yang dihadapi memang tidak repetitif.

Bagan Struktur Organisasi Ditinjau Dari Segi Informasi

KEPEMIMPINAN INFORMASI DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

PSU     = Problem-soving unit

RP       = Routinized program

            = Hubungan Kerja yang Kreatif dan Fleksibel

            = Hubungan Kerja Formal dan Melembaga

Dari pembahasan yang telah diuraikan diatas terlihat jelas bahwa betapa pentingnya peranan informasi sebagai alat pendukung penyelenggaraan seluruh kegiatan organisasi dengan tingkat efisiensi, efektivitas, dan produktivitas yang tinggi. Dan telah terbukti bahwa informasi memang merupakan salah satu sumber daya organisasi yang sangat strategis sifatnya dan oleh karena itulah perlu penanganan yang efisien dan efektif.